140.000 Dokumente, 25 KI-Mitarbeiter: So arbeiten wir wirklich mit KI

Episode von KI Talk von Jan Koch, KoBra Dataworks GmbH · 3. Oktober 2026 · 26 min

Keine weitere Liste mit KI-Tools, sondern ein Blick hinter die Kulissen: Jan Koch von der KoBra DataWorks GmbH zeigt, wie KI im eigenen Betrieb eingesetzt wird und womit du selbst klein anfangen kannst.

Das erwartet dich:

Was ein Prompt ist und warum du einer KI Aufgaben so erklärst wie einem neuen Kollegen

Warum eine gut klingende KI-Antwort trotzdem falsch sein kann

Kontext statt Datenflut: Warum 1.000 hochgeladene Dokumente die KI eher verwirren („Lost in the Middle“)

Das World-System: rund 140.000 Dokumente aus E-Mails, Meetings, Teams-Chats und Projekten, nutzbar für 25 KI-Mitarbeiter, je nach Berechtigung

Praxisbeispiel: Aus einer Kunden-E-Mail wird automatisch ein geprüfter Antwortentwurf in Outlook

Wie KI-Agenten neue Funktionen in ein bis zwei Tagen umsetzen und warum trotzdem immer ein Mensch freigibt

Dein Start: eine kleine, häufige Aufgabe, Zeit messen, Ergebnis prüfen, Datenschutz klären

Kapitel:

00:00 Intro: Was bei KoBra heute schon läuft

00:50 Für wen diese Folge ist und die 3 Takeaways

02:49 Was ist KI und was ist ein Prompt?

04:52 Übung: Projektnotiz in 3 Punkten zusammenfassen

05:47 Warum sich KI-Modelle ständig verändern

07:07 Kontext: Woher soll die KI deinen Betrieb kennen?

08:34 Das World-System: 140.000 Dokumente für 25 KI-Mitarbeiter

10:29 Beispiel: Kunden-E-Mail → Antwortentwurf in Outlook

12:15 Vom Wissen zur Aufgabe: Was ist zu tun, wer ist zuständig?

14:29 Automatisch programmieren, aber nie ungeprüft veröffentlichen

16:54 Bausteine für kontrollierte KI-Abläufe

18:16 So startest du selbst: die erste Aufgabe

19:04 Welche Tools? Claude, ChatGPT Business, lokale Modelle, Datenschutz

21:49 Die Verantwortung bleibt beim Menschen

22:39 Zusammenfassung und Erfahrungen mit Pilotkunden

25:20 Kostenloser KI-Fragebogen auf kobra-dataworks.de

Erwähnt in der Folge:

- Fireflies.ai (Meeting-Protokolle)

- Claude Cowork (claude.ai, Business-Plan von Anthropic), ChatGPT Business/Enterprise, Microsoft Copilot

- RAG (Retrieval Augmented Generation)

Dein nächster Schritt: Auf https://kobra-dataworks.de findest du einen kurzen Fragebogen mit 7 Fragen. Danach bekommst du eine PDF-Analyse, die dir Schritt für Schritt erklärt, wie du mit KI in deinem Unternehmen anfängst: ohne 100.000 € auszugeben, ohne Programmierer zu sein und ohne beim Datenschutz in Teufels Küche zu kommen.

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