#BP02 Anfrage rein. Automatik an.

Episode von Business Reloaded von Susanne Bañez-Weidenbach · 13. September 2026 · 18 min

Anfragen kommen bei uns über viele Wege herein: über das Sammelpostfach, über einzelne Adressen, manchmal per Telefon. Jeder im Team weiß, was zu tun ist. Nur wusste niemand, wann er dran ist. Und dann liegt dieselbe Anfrage mehrfach ausgedruckt auf dem Tisch, während eine andere in derselben Woche liegen bleibt.

In dieser Folge zeige ich euch an einem Beispiel aus meinem eigenen Unternehmen, wie wir unseren Anfrageprozess neu gebaut haben – mit ChatGPT zum Analysieren, Claude Cowork zum Bauen und einem Trello-Board als gemeinsamem Ort, an dem sich Technik, kaufmännischer Blick und Administration die Bälle zuspielen.

So entsteht aus einem Prozess, der nur auf dem Papier stand, ein Ablauf, der von allein weiterläuft: ein Eingang statt vieler, jede Anfrage mit Zuständigkeit und Frist, und das Ziel, innerhalb von 48 Stunden eine belastbare Antwort zu geben – ein Angebot oder eine begründete Absage.

Mein wichtigstes Learning: Digitalisieren, automatisieren und KI-gestützt arbeiten sind drei verschiedene Dinge. Bei uns war längst alles digital – und trotzdem wurde ausgedruckt. Digital heißt eben noch nicht organisiert.

Die Zutaten dieser Folge:

Ein Sammelpostfach als einziger Eingang. Das gab es bei uns schon lange, es wird jetzt nur konsequent als einziger Weg genutzt – und ist danach leer, weil alles weiterwandert.

Ein Trello-Board, crossfunktional aufgebaut, mit einer eigenen Mailadresse. Die Anfrage wird dorthin geschickt, alle Anhänge kommen mit, und eine Automatikregel legt sie auf „neu".

ChatGPT, um den Ist-Zustand zu beschreiben und durchleuchten zu lassen. Mein Satz dabei: „Stell mir bitte noch mal zwanzig weitere Fragen."

Claude Cowork, um daraus das Board zu bauen. Den Prototyp hat es komplett angelegt, das Feintuning kam von mir.

Aufwand: ein halber Tag, einmalig. Neue Lizenzen brauchte es dafür keine.

Business Reloaded. Denn Erfolg darf wieder leicht sein.

PS: Was ich hier zeige, sind Wege aus meinem eigenen Arbeitsalltag – keine Rechts- oder Datenschutzberatung. Vertraulichkeit, Datenschutz und die gesetzlichen Vorgaben gehören für mich selbstverständlich dazu. Wie das in eurem Unternehmen konkret aussieht, prüft ihr am besten selbst oder lasst es prüfen.

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Über den Podcast

Moin Moin, ich bin Susa. Ich führe ein produzierendes Unternehmen und habe mit Business Reloaded ein zweites Unternehmen aufgebaut. In diesem Podcast geht es um echte Business Cases aus unserem Unternehmensalltag: Zeitfresser, Prozesse, KI-Anwendungen, Automatisierung und bessere Workflows. Ich…

Business Reloaded

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