E-Rechnung ohne Software-Zirkus – Wie KI Bürokratie zum einfachen Prozess macht

Episode von Mittelstand hautnah - Klartext für Geschäftsführer und Unternehmer von Christian Rahn · 1. September 2026 · 45 min

Wie können kleine Unternehmen E-Rechnungen erstellen, ohne ein überdimensioniertes ERP-System einzuführen? Welche Rolle kann KI bei Umsatzsteuer, Rechnungsformaten und Buchhaltung spielen? Und warum entsteht eine gute Geschäftsidee oft aus einem konkreten Problem im eigenen Arbeitsalltag?

Patrick Leismann kennt diese Fragen aus mehreren Perspektiven. Als Steuerberater und Leiter einer Kanzlei mit rund 24 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern erlebt er täglich, wo Rechnungsprozesse unnötig kompliziert bleiben. Aus dieser Erfahrung entstand gemeinsam mit Jonas Hofmeier die RechnungsGPT GmbH.

Die Plattform richtet sich vor allem an kleinere Unternehmen, Handwerksbetriebe, Landwirtschaft und Freiberufler, die E-Rechnungen benötigen, aber keine komplexe Unternehmenssoftware brauchen.

Im Gespräch wird deutlich: Die E-Rechnung ist mehr als eine gesetzliche Vorgabe. Strukturierte Daten erleichtern der Buchhaltung die Verarbeitung, reduzieren manuelle Arbeit und schaffen bessere Voraussetzungen für KI-gestützte Prüfungen. RechnungsGPT kann Ausgangsrechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD erstellen und vorhandene PDF-Rechnungen per Drag-and-drop konvertieren.

Leismann spricht außerdem über Self-Hosting, den Umgang mit Skepsis gegenüber KI, seine Führungsphilosophie und die Bedeutung des Ehrenamts im Deutschen Roten Kreuz. Der rote Faden des Gesprächs: Technologie wird dann wertvoll, wenn sie sich an den tatsächlichen Arbeitsabläufen kleiner Unternehmen orientiert.

Mehr zur Lösung: www.rechnungsgpt.de

Takeaways

E-Rechnungen müssen kleine Betriebe nicht in komplexe Systeme zwingen.

Strukturierte Daten reduzieren Fehler in der Buchhaltung.

KI kann Umsatzsteuerfälle vorbereiten, ersetzt aber keine Verantwortung.

Self-Hosting schafft Vertrauen bei sensiblen Geschäftsdaten.

Gute Produkte entstehen oft aus konkreten Problemen im Alltag.

Delegation schafft Raum für die Entscheidungen des Unternehmers.

Gast

Patrick Leismann verbindet volkswirtschaftliches Denken, Steuerrecht und praktische Unternehmensführung. Als Steuerberater kennt er die Prozesse mittelständischer Unternehmen aus nächster Nähe. Mit RechnungsGPT entwickelt er eine Lösung für Betriebe, die E-Rechnungen brauchen, aber kein großes ERP-System. Seine Erfahrung aus Kanzlei, Startup und Ehrenamt eröffnet einen ungewöhnlich breiten Blick auf Digitalisierung und Führung.

Host

Christian Rahn bewegt sich seit über drei Jahrzehnten zwischen Marken, Märkten und Menschen. Er unterstützt Unternehmer und Führungskräfte dabei, im Marketing Klarheit zu gewinnen. Sein Fokus liegt auf Struktur, Positionierung und sinnvollem Einsatz von KI. Immer mit dem Ziel, Entscheidungen sicherer zu machen.

🔗 LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/rahn-christian-cmo

🌐 Website: https://www.rahn.digital/

✉️ Mail: [email protected]

Copyright-Hinweis - Foto von Patrick Leismann ©Richard Trojans

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