#465 Wie Du eine sehr gute Datenstruktur für KI-gestützte HR-Prozesse aufbaust

Episode von GainTalents - Expertenwissen zu Recruiting, Gewinnung und Entwicklung von Talenten und Führungskräften von Hans-Heinz Wisotzky · 15. September 2026 · 52 min

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Dieses Fachbuch stellt die wichtigsten Elemente der Employee Journey vor – vom Pre-Boarding bis zum Offboarding – und erläutert, wie Verantwortliche in Unternehmen eine gelungene Employee Experience realisieren und nachhaltig verankern können.

Mein Gast: Marc Stratmann

Marc Stratmann ist Co-Founder und Geschäftsführer Marketing & Vertrieb beim HR-Autopilot. Gemeinsam mit Peter Praeder-Hinzpeter hat er das Unternehmen im Juni 2024 gegründet. Zuvor sammelte Marc Erfahrungen in komplexen Organisationen wie Roche und DHL. Nach eigener Aussage hat ihn dort besonders geprägt, wie entscheidend klare Prozesse und verlässliche Strukturen für erfolgreiche Digitalisierung sind.

Mit dem HR-Autopilot adressiert er heute eines der zentralen Probleme moderner HR-IT: die stark fragmentierte Systemlandschaft. Das Unternehmen verweist darauf, dass allein in Deutschland mehr als 600 HR-Systeme existieren. Statt für jede Systemkombination isolierte Einzellösungen zu bauen, setzt der Ansatz auf standardisierten Datenaustausch, Schnittstellen und einen Workflow-Builder, der Prozesse, Tools und Menschen miteinander verbindet.

Marc ist außerdem Host der HR-Innovators Lounge. Dort spricht er regelmäßig über HR-Tech, Automatisierung, KI und Prozessdesign. Für unser heutiges Thema ist das besonders relevant: KI kann nur dann verlässlich arbeiten, wenn sie Daten erhält, die eindeutig, aktuell, konsistent und im richtigen Kontext verfügbar sind. Genau deshalb schauen wir uns heute an, welche Datenbasis HR dafür konkret aufbauen muss.

Thema der Folge:

In dieser Folge spreche ich mit Marc Stratmann, Co-Founder und Geschäftsführer von HR-Autopilot, darüber, wie Unternehmen eine belastbare Datenbasis für KI-gestützte HR-Prozesse schaffen können. Herzlichen Dank an Marc für den sehr guten Input zum Thema.

Die wichtigsten Erkenntnisse aus dem Gespräch mit Marc:

• KI löst keine schlechte Datenstruktur. Sind Daten unvollständig, widersprüchlich oder nicht eindeutig zuordenbar, kann KI bestehendes Chaos sogar verstärken.

• Eine „Single Source of Truth" bedeutet nicht, dass sämtliche HR-Daten in einem einzigen System liegen müssen. Entscheidend ist, für jede Information eindeutig festzulegen, welches System die führende Quelle ist.

• Gute Daten benötigen klare Verantwortlichkeiten. Die fachliche Verantwortung für HR-Daten sollte im HR-Bereich liegen, beispielsweise bei HR Operations oder People Analytics. IT unterstützt bei Integration, Infrastruktur und Sicherheit.

• Wesentliche Kriterien für eine gute Datenqualität sind Eindeutigkeit, Vollständigkeit, Aktualität und Konsistenz.

• Schnittstellen allein reichen nicht aus. Daten aus unterschiedlichen HR-Systemen müssen normalisiert werden, damit sie systemübergreifend miteinander verarbeitet werden können.

• HR-Prozesse sollten zunächst standardisiert werden, bevor sie automatisiert werden. Nur ein klar definierter Prozess lässt sich sinnvoll an Technologie oder KI delegieren.

• KI und Automatisierung sollten nicht ausschließlich der Effizienz dienen. Sie können gleichzeitig die Qualität der Employee Experience und Candidate Experience verbessern, beispielsweise durch schnellere Rückmeldungen oder automatisiertes Preboarding.

• Bei sensiblen Entscheidungen bleibt der Mensch entscheidend. KI kann Informationen vorbereiten und Entscheidungen unterstützen, sollte aber beispielsweise bei Absagen, Gehaltsentscheidungen oder Kündigungen nicht autonom entscheiden.

Marcs Empfehlung für einen pragmatischen Einstieg:

In den ersten 30 Tagen: Systeme, Prozesse, Excel-Schattenlisten und Datenqualität analysieren sowie die führenden Datenquellen definieren.

In den zweiten 30 Tagen: Daten, Begriffe, Pflichtfelder und Prozesse standardisieren und Systeme miteinander integrieren.

In den dritten 30 Tagen: einen konkreten KI-Piloten starten, Ergebnisse messen, Feedback einholen und kontinuierlich optimieren.

Die zentrale Botschaft der Folge: Nicht die leistungsfähigste KI entscheidet über den Erfolg von KI im HR, sondern die Qualität der Prozesse, Daten und Strukturen, auf die diese KI zugreifen kann.

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Shownote-Links Marc Stratmann

https://www.linkedin.com/in/marcstratmann/

https://hr-autopilot.de/

https://hr-autopilot.de/podcast/

https://docs.google.com/presentation/d/1aelz9FDcgGoaINUN3ye-VhXsMfywKPK3ejRyDNgc0AM/edit?slide=id.g3e5710f8c2b_0_7#slide=id.g3e5710f8c2b_0_7

Links Hans-Heinz Wisotzky:

Website: https://www.gaintalents.com/podcast und https://www.gaintalents.com/blog

Podcast: https://www.gaintalents.com/podcast

Bücher:

Neu (jetzt überall zu kaufen): Die perfekte Employee Journey und Experience

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Erste Buch: Die perfekte Candidate Journey und Experience

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